G iải quyết vấn đề (Problem solving) là một kỹ năng rất cần thiết trong học tập và làm việc? Trong công việc hằng ngày, khi có một vấn đề nào đó xảy ra, ta thường phân vân không biết giải quyết theo hướng nào, bài viết sau đây sẽ phần nào giúp các bạn tự trang bị về kỹ năng giải quyết vấn đề:
Bất đồng quan điểm là điều bình thường trong quá trình làm việc chung. Ảnh: internet
1. Hãy lên tiếng
Những người không thể bày tỏ quan điểm trước người khác chắc chắn sẽ gặp khó khăn trong công việc. Hoặc là bạn chỉ như một cỗ máy tự biết bán mình cho công việc, hoặc là bạn là an phận thủ thường, nhu nhược. Tuy nhiên, lên tiếng để cuộc đối thoại, nói chuyện diễn ra như thế nào thì lại là một kỹ năng cần rèn luyện. Emily Bennington – đồng tác giả cuốn sách Bí quyết hòa hợp, nổi bật và thăng tiến nhanh trong công việc đầu tiên, đã nói rằng: “Càng nhanh chóng học cách giải quyết vấn đề hợp lý thông qua các cuộc đối thoại khéo léo, bạn càng sớm thành công”.
2. Tìm không gian nói chuyện riêng
Bạn sẽ rất khó tập trung vào vấn đề mình định nói nếu như xung quanh có nhiều thứ tác động đến như tiếng ồn, những hoạt động của những người bên cạnh. Việc chọn không gian cũng là cách để bạn có thể kiềm chế, thể hiện cảm xúc của mình một cách tốt nhất theo mong muốn. Ví dụ khi ngồi trong một văn phòng yên tĩnh, kín, chỉ có bạn và người đối thoại thôi, có thể bạn sẽ dễ to tiếng, nổi nóng. Nhưng nếu ngồi trong một căn phòng yên tĩnh, xung quanh là kính, bạn có thể nhìn ra mọi thứ bên ngoài đôi khi giúp ích cho nhiều cho bạn.
3. Chọn thời điểm
Đừng chọn lúc cả hai đều đang “hăng máu” để bảo vệ quan điểm của mình. Hãy đề nghị một cuộc gặp gỡ khi cả hai đều thoải mái, bình tĩnh để nói chuyện.
Phải có bất đồng thì mới có sự phát triển. Chỉ là do cách bạn giải quyết nó thế nào. Ảnh: internet
4. Nói đến những ưu điểm của người đối diện
Đây là một nghệ thuật của giao tiếp. Sẽ chẳng ai thấy hài lòng khi bản thân mình không được đề cao, tôn trọng và ghi nhận. Việc bạn đề cao người khác cũng là việc bạn đề cao sự tự trọng của bản thân. Vấn đề ở đây chỉ là bất đồng quan điểm; không phải ai đúng, ai sai mà là tìm ra được cái hợp lý, lợi ích nhất cho công việc chung. Việc bạn nhắc đến những ưu điểm của người đang bất đồng quan điểm với mình sẽ khiến họ cởi mở và sẵn sàng đối thoại hơn. Nếu như quá đề cao cái tôi riêng, bạn sẽ phá hủy bất kỳ cuộc đối thoại nào.
5. Đi vào lợi ích chung
Hãy nhớ rằng trình bày ý kiến là cách bạn chứng tỏ sự quan tâm của mình tới sự thành công của công việc chung, vì lợi ích của bạn và của tất cả mọi người. Chính vì vậy bạn chỉ thuyết phục dược người khác khi những ý kiến của bạn tập trung vào mục tiêu chung của công ty chứ không phải vì lợi ích cá nhân của riêng bạn.
Kết luận: Bạn cần phải tin và xác định một điều rằng, không có bất đồng nào là không thể giải quyết, chỉ cần bạn đối mặt với nó, đối mặt thực sự, trên tinh thần thẳng thắn, tôn trọng, và xây dựng. Sẽ rất khó làm việc cùng nhau, nếu những bất đồng ấy không được giải quyết để đảm bảo sự thoải mái, thỏa mãn cho cả hai bên.
Nghệ thuật giải quyết xung đột trong công việc
Xung đột nảy sinh trong công việc là điều chẳng làm bạn phải ngạc nhiên. Những con người khác nhau với những mục đích và nhu cầu hoàn toàn khác nhau luôn dễ dẫn đến xung đột.
5 dạng xung đột
Cạnh tranh: Tuýp người này luôn hướng đến việc cạnh tranh để có một vị trí tốt hơn tổ chức, họ biết họ muốn gì. Họ thường bắt đầu khởi nghiệp từ một người có quyền lực, họ bị lôi kéo bởi chức vụ, địa vị xã hội, họ thông minh, và có tầm nhìn. Tuýp người này có thể hữu ích trong trường hợp khẩn cấp và cần có một quyết định tức thì. Nhưng khi họ ra quyết định không phù hợp thì họ tìm mọi cách biện hộ cho mình một cách ích kỷ và rất dễ đến xung đột. Tuy nhiên họ lại cảm thấy không bằng lòng, cảm thấy chán nản khi phải làm những công việc không có sự thử thách.
Cộng tác: Tuýp người này hướng đến việc cố gắng dung hòa và thừa nhận rằng tất cả mọi người đều quan trọng như nhau. Tuýp người này rất hữu ích khi bạn cần kết hợp những quan điểm của mọi người để đưa ra một giải pháp tốt nhất mà mọi người đều cảm thấy hài lòng; khi đã có sự xung đột trong nhóm từ lâu; hoặc khi bạn gặp một trường hợp rất quan trọng mà chỉ có thể giải quyết bằng sự thoả hiệp giữa các thành viên. Tuýp người này hướng đến việc thoả hiệp nhằm cố gắng tìm ra một giải pháp để thỏa mãn tất cả mọi người. Người bị thỏa hiệp phải từ bỏ một thứ gì đó khi thoả hiệp, và người thoả hiệp cũng phải từ bỏ một điều gì đó. Sự thoả hiệp có thể hữu ích khi sự xung đột trong nhóm trở nên nghiêm trọng, khi việc cân bằng sự đối lập là bế tắc. Tuýp người này sẵn sàng đối mặt với việc đánh đổi những nhu cầu họ đang có để đạt được những nhu cầu khác, họ dễ dàng chấp nhận sự thuyên chuyển công tác. Họ biết khi nào thì cần nhượng bộ người khác. Những người này không có tính quyết đoán nhưng lại có tính hợp tác cao. Họ xem trọng hoà bình hơn là sự chiến thắng.
Ngăn ngừa: Tuýp người luôn lẫn tránh xung đột và xung đột. Họ là mẫu người thực thi các quyết định, không ý kiến và không muốn đụng chạm đến ai. Họ thích hợp làm những công việc ít mang tính ganh đua, tranh luận đối với họ là việc rẻ tiền. Đây là một tuýp người tỏ ra rất yếu thế. Điều quan trọng là bạn phải nhận ra từng loại tuýp người này trong tổ chức của bạn, bạn có thể sử dụng chúng chỉ khi nào bạn nghĩ đó là hướng giải quyết tốt nhất vấn đề bạn đang gặp phải. Bạn cũng có thể giải quyết chúng theo bản năng, kinh nghiệm của mình và học cách làm sao thay đổi phương pháp giải quyết nếu cần thiết.
Phương pháp giải quyết xung đột
Hiểu biết về thuyết “Phương pháp mối quan hệ dựa trên lợi ích” (The “Interest-Based Relational Approach” – “IBR”) Để giải quyết xung đột, bạn nên làm theo những phương pháp sau:
Giữa tốt mối quan hệ là mối quan tâm hàng đầu: Chắc rằng bạn đối xử lịch thiệp và điềm đạm với mọi người, xây dựng văn hóa tôn trọng lẫn nhau và tránh để mọi người cảm thấy bị áp lực trong mối quan hệ hàng ngày;
Tách vấn đề ra khỏi con người; Điều này giúp bạn có một cuộc tranh luận sôi nổi mà không ảnh hưởng đến mối quan hệ giữa các đồng nghiệp với nhau; Chú ý đến những lợi ích hiện có: Bằng việc lắng nghe một cách cẩn thẩn bạn sẽ hiểu được tại sao mọi người chấp nhận vị trí hiện tại của họ; Hãy lắng nghe trước khi nói: Để giải quyết một vấn đề một cách hiệu quả bạn cần phải lắng nghe để hiểu được họ đang mong muốn mình sẽ được gì sau khi kết thúc chuyện này; Đưa ra “sự việc”: Đồng ý và thiết lập mục tiêu, những yếu tố đáng lưu ý sẽ tác động lên quyết định; và Đưa ra nhiều lựa chọn: Đưa ra ý kiến về những sự lựa chọn đó và cùng nhau bàn luận. Bằng việc làm theo những phương pháp trên, bạn có thể giải quyết xung đột trong sự bình tĩnh và lịch sự. Điều này giúp bạn ngăn ngừa sự phản đối và đối lập có thể dẫn đến “ẩu đả” trong tổ chức của bạn.
Các bước giải quyết xung đột
Dựa trên những lý luận ở trên, điểm đầu tiên khi đối diện với những xung đột là bạn phải nhận ra loại xung đột đang mắc phải. Theo thời gian, khả năng tự giải quyết xung đột sẽ trở nên hiệu quả và nhanh chóng. Việc nhận ra được dạng xung đột là rất quan trọng, tuy nhiên cần phải hiểu được từng loại xung đột sẽ khác nhau trong những hoàn cảnh khác nhau. Hãy nhìn vào khía cạnh bình thường nhất và nghĩ về dạng xung đột có thể xảy ra tương ứng. Sau đó sử dụng lần lượt các bước sau đây để giải quyết:
Bước 1: Thiết lập một bức tranh tổng quát
* Trình bài lại những vấn đề đã nghe * Làm đơn giản vấn đề * Tóm tắt lại toàn bộ những gì đã biết
Và phải bảo đảm rằng khi nói, bạn phải dùng một thái độ thật bình tĩnh và mang tính xây dựng chứ không phải bằng một giọng điệu khiêu khích, moi móc…
* Lắng nghe và hiếu được những quan điểm của những người xung quanh * Nhận dạng vấn đề rõ ràng và chính xác * Duy trì tính linh họat * Phân biệt những luồng tư tưởng
Bước 3: Kiểm định lại vấn đề Bước 3 cũng giống như bước 2 ở trên, bạn lần lượt nhìn lại những gì bạn xác định và hãy kiểm định xem chúng có thật sự chính xác chưa? Sự phân biệt các dạng xung đột khác nhau sẽ dẫn tới việc chọn ra hướng giải quyết khác nhau. Bước 4: Phát thảo hướng giải quyết có thể có Một giải pháp thật sự hiệu quả khi chúng thỏa mãn được yêu cầu của số đông. Cho nên, phát thảo những giải pháp có thể có là một phương pháp hiệu quả tạo điều kiện cho mọi người tham gia đóng góp giải pháp của mình.
Bước 5: Thương lượng để tìm ra giải pháp
Xung đột chỉ thật sự được giải quyết chỉ khi và chỉ khi hai bên hiểu được mong muốn của đối phương và giải pháp thật sự khi nó thỏa mãn được đòi hỏi của cả hai phía. Tuy nhiên cũng có những giải pháp đòi hỏi phải có sự thỏa hiệp từ cả hai bên. Trong trường hợp này bạn có thể xử dụng phương pháp thương lượng W-W ( win-win). Phương pháp này có thể giúp bạn tìm ra giải pháp tốt nhất để thỏa mãn cả hai phía trong hòan cảnh khó khăn nhất. Có 3 nguyên tắc trong thương lượng là: nhẫn nại, bình tĩnh và tôn trọng đối phương.
Các nhà thần kinh học đã chứng tỏ rằng não bạn không thể tìm ra giải pháp nếu bạn chỉ tập trung vào vấn đề. Chỉ nhấn mạnh vào ai là người có lỗi, hậu quả sẽ ra sao có thể gia tăng những cảm xúc tiêu cực trong não, từ đó hạn chế tư duy các biện pháp giải quyết tiềm năng. Tất nhiên, điều đó không có nghĩa là bạn nên phớt lờ vấn đề mà hãy cố gắng bình tĩnh, nhìn nhận vấn đề một cách sáng suốt, sau đó suy nghĩ các biện pháp khả thi.
Hãy cố thử tất cả các giải pháp có thể để giải quyết vấn đề, thậm chí chúng có vẻ kỳ quặc. Điều quan trọng là bạn phải duy trì sự cởi mở để tăng khả năng suy nghĩ sáng tạo, từ đó tìm ra hướng giải quyết phù hợp nhất. Dù bạn hành động ra sao, đừng ngại ngùng cho rằng chúng là giải pháp ngu ngốc, không có ý tưởng nào là ý tưởng tồi tệ. Thực tế cho thấy rất nhiều hướng giải quyết, thành công xuất chúng xuất phát từ những ý tưởng điên rồ.
Nhìn nhận vấn đề một cách trung lập
Đừng coi vấn đề bạn đang mắc phải như một chướng ngại vật không thể vượt qua. Hãy nghĩ đơn giản rằng có một yếu tố hay điều gì đó không hoạt động hiệu quả và bạn cần tìm một cách làm khác. Sau đó, hãy thử tiếp cận vấn đề một cách trung lập mà không so đo quá nhiều. Đừng vì ý kiến đa chiều của những người xung quanh mà dao động. Hãy lắng nghe góp ý của họ, phân tích vấn đề kỹ lưỡng và làm theo bản năng của mình.
Đôi khi quá quen thuộc với những phương pháp, cách giải quyết thường làm mà bạn bỏ qua nhiều biện pháp khả thi khác. Vì thế, bạn nên cố gắng thay đổi cách tiếp cận và nhìn nhận mọi thứ theo cách mới bằng cách lật ngược lại vấn đề, tìm ra giải pháp khác so với những gì bạn từng làm. Thậm chí, cách giải quyết của bạn có vẻ ngốc ngếch nhưng một cách tiếp cận mới, độc đáo sẽ kích thích bạn nhìn nhận vấn đề một cách đa chiều, sáng tạo hơn. Hơn nữa, khi có nhiều sự lựa chọn, bạn sẽ biết đâu là cách giải quyết tốt nhất.
Hãy dẫn dắt suy nghĩ của bạn với những cụm từ như “Sẽ ra sao nếu như…” và “tưởng tượng rằng…”. Những cụm từ này mở rộng não bộ suy nghĩ theo hướng sáng tạo và khuyến khích giải pháp. Tránh những ngôn từ hạn chế và tiêu cực như “Tôi không nghĩ rằng…” hay “Điều này không đúng…”
Chúng ta thường có xu hướng làm cho mọi thứ phức tạp hơn cần thiết. Hãy cố gắng đơn giản hóa vấn đề bằng cách nhìn vào bức tranh toàn cảnh và loại bỏ những chi tiết vụn vặn. Tìm kiếm giải pháp đơn giản, rõ ràng và bạn có thể ngạc nhiên trước kết quả đạt được.Nghệ thuật thăng tiến trong công việc Cách giao tiếp hiệu quả trong công việc Cách giảm căng thẳng trong công việc hiệu quả nhất Nghệ thuật ứng xử với cấp trên Cách giao tiếp trong công ty thông minh nhất Giải tỏa căng thẳng trong công việc để luôn tràn năng lượng
(ST)