Xu Hướng 2/2023 # Cách Soạn Và Gửi Một Email Chuyên Nghiệp # Top 3 View | Englishhouse.edu.vn

Xu Hướng 2/2023 # Cách Soạn Và Gửi Một Email Chuyên Nghiệp # Top 3 View

Bạn đang xem bài viết Cách Soạn Và Gửi Một Email Chuyên Nghiệp được cập nhật mới nhất trên website Englishhouse.edu.vn. Hy vọng những thông tin mà chúng tôi đã chia sẻ là hữu ích với bạn. Nếu nội dung hay, ý nghĩa bạn hãy chia sẻ với bạn bè của mình và luôn theo dõi, ủng hộ chúng tôi để cập nhật những thông tin mới nhất.

Nếu như ngày xưa người ta dùng phương thức chuyển thư bằng tay để trao đổi thông tin thì ngày nay có quá nhiều lựa chọn khác để bạn trao đổi thông tin cho nhau. Bạn có thể gọi điện, gửi tin nhắn sms, gửi tin nhắn facebook, viber, zalo… (dịch vụ OTT) hoàn toàn miễn phí và rất nhanh chóng. Thế nhưng Email là thứ rất quan trọng cho việc trao đổi thông tin trong công việc.

Một email chuyên nghiệp là email sử dụng tên miền riêng (không sử dụng Gmail, Yahoo, Hotmail….) nó có dạng: email@congty.comVD: info@itexpress.vn, kinhdoanh@itexpress.vn, nguyenA@itexpress….

ĐĂNG KÝ EMAIL VỚI TÊN MIỀN RIÊNG CHỈ 19K/tháng. Xem các gói Email Pro

– Trình bày một email của bạn còn giúp khách hàng/đối tác hoặc sếp bạn nhận biết được phong thái, trình độ, ý thức… làm việc của bạn ở mức độ nào.

2. Vậy để soạn và gửi một email chuyên nghiệp thì như thế nào?

– Chúng ta cần quan tâm đến các điểm sau: THỜI GIAN, CÁCH TRÌNH BÀY.

– Yếu tố tâm lý luôn ảnh hưởng đến hành động của bạn (đã có nhiều nghiên cứu cho thấy điều này). Thế nên, bạn không nên soạn mail khi tâm trạng không tốt.

– Tìm hiểu một chút về người mà bạn sẽ gửi mail: Việc này sẽ giúp bạn cách trình bày và cách dùng từ ngữ trong email nữa.

– Thời gian gửi mail cũng là vấn đề bạn nên quan tâm. Thường thì bạn nên gửi vào khoảng thời gian 08-09h sáng, lúc mà người ta thường đọc mail để bắt đầu một ngày làm việc. Ngoài ra, bạn cũng nên tìm hiểu xem tâm trạng của khách hàng để chọn thời điểm cho hợp lý. (Có ngoại lệ)

– Đây gần như là một câu chào mở đầu. Chủ đề email của bạn phải miêu tả ngắn gọn được nội dung chính cần truyền đạt trong email.

VD: Gửi anh A bảng lương tháng 9, Gửi anh thông tin về gói dịch vụ B, Gửi sếp bản báo cáo kinh doanh quý I/2015, …

2. Lời mở đầu trong nội dung email:

– Bạn nên bắt đầu một lời chào, lời chúc (nếu cần) và lý do bạn gửi email này.

VD: Chào anh B,

Em là C bên công ty D. Lời đầu tiên gửi tới anh B lời chúc sức khỏe và thành công.

Theo như thông tin trao đổi trong buổi nói chuyện (hoặc: trong cuộc gọi…) em xin gửi tới anh thông tin về dịch vụ, sản phẩm bên công ty em như sau:

Chú ý: Lời chúc sẽ tạo sự quan tâm và gây ấn tượng, việc trình bày được lý do sẽ làm cho người đọc có lý do để đọc email này..!

3. Nội dung chính trong email:

– Bạn nên trình bày một cách ngắn gọn, súc tích nhưng phải đáp ứng đầy đủ thông tin.

– Những nội dung quan trọng nên đưa lên trước, tô đậm, đổi màu chữ…. (Nội dung phải soạn logic từ trên xuống dưới để người đọc lướt qua mà vẫn có thể hiểu được nội dung bạn muốn truyền đạt là cái gì)

– Nên gạch đầu dòng các ý, tách các đoạn văn rời khỏi nhau và chèn hình ảnh, liên kết kèm theo (nếu có và cần) để làm rõ vấn đề hơn.

VD: Ở đây mình không có vd cụ thể vì phải dựa vào nội dung email bạn gửi

Chú ý: Không soạn một cách tràn lan toàn là chữ, không có dấu chấm, dấu phẩy, xuống dòng, không viết hoa đầu dòng, không viết hoa các danh từ riêng…

4. Chèn ảnh, liên kết hoặc đính kèm tập tin:

– Hiện nay các dịch vụ mail đều cho phép người dùng chèn hình ảnh, liên kết, tập tin đính kèm.. Nếu bạn đăng nhập và sử dụng mail trực tiếp trên trình duyệt (không sử dụng dịch vụ thứ 3 như outlook chẳng hạn) thì nó vẫn cho phép bạn chèn hình, chèn liên kết và đính kèm tập tin. Bạn muốn soạn soạn mail chuyên nghiệp hơn có thể sử dụng outlook để quản lý mail.

– Trong trường hợp mail bạn cần đính kèm nhiều tập tin thì nên đặt tên cho từng tập tin ấy để dẽ phân biệt

VD: Tôi gửi đính kèm 3 tập tin: HD_thietkeweb.doc, Dich_vu_them.xls (xlsx), và một thư mục hình ảnh đã nén lại hinh_anh_demo.zip. Bạn cũng có tạo 1 thư mục để bỏ tất cả chúng vào rồi nén lại hoặc đính kèm từng tập tin một

Chú ý: Đặt tên tập tin đính kèm người đọc sẽ dễ dàng tìm thấy nội dung họ cần đọc, sau này cần tra lại họ tìm kiếm cũng sẽ thấy?

VD:

Chúc anh một ngày tốt lành!

Trân trọng

Tên người gửi

– Một email có chữ ký sẽ trở nên chuyên nghiệp hơn.

– Hơn nữa, chữ ký là nơi mà bạn cung cấp cho người đọc mail về những thông tin khác về công ty, bản thân như: email, số điện thoại, website công ty….

– Khi thể hiện chữ ký, người đọc sẽ không cảm thấy khó chịu nhưng bạn vẫn PR hoặc truyền đạt nội dung khác mà nếu như bạn bỏ vào phần nội dung chính đôi khi sẽ gây khó chịu cho người khác.

Khi làm việc với các đối tác, nhân viên công ty sử dụng mail của tên miền dạng Bạn chưa có tên miền cho công ty: chúng tôi Đăng ký tên miền Đăng ký hosting để lưu trữ website, tạo email cho công ty.ten_nhan_vien@congty.com thì hãy liên hệ với chúng tôi để có một email cho công ty (doanh nghiệp) của bạn ngay hôm nayHotline: 0934 816 678 – 0988 337 505info@itexpressvn.com, info@itexpress.vnten_nhan_vien@congty.com sẽ tạo uy tín cho khách hàng

– Hướng dẫn cài mail (Gmail) vào outlook 2007

– Hướng dẫn cài mail (Gmail) vào outlook 2010 – Video

– Hướng dẫn cài mail (Gmail) vào outlook 2013 – Video

– Mẹo gửi mail an toàn cho nhiều người trên outlook 2013 Endy Hoàng – chúng tôi

Cách Viết Một Cái Email Thế Nào Cho Chuyên Nghiệp

Bạn là một người chuyên nghiệp, bạn biết tôn trọng bạn, và cũng muốn người khác hiểu rằng bạn tôn trọng họ… vậy bạn gửi một cái email cũng nên có điều đó

Khi bạn viết một email, tối thiểu bạn phải tuân thủ theo một format chuẩn thông thường sau:

Maureen Bertolo, một nhà lập trình máy tính và đã giảng dạy về văn hóa email 10 năm nay, cho rằng văn hóa email đang xuống dốc. Bà cho biết, có khá nhiều lời phàn nàn cũng như những thắc mắc mà các học viên đưa ra trong các bài giảng của bà. Hầu như mọi người đều phàn nàn rằng “các email quá dài” và “tại sao tôi lại nhận được nhiều email đến vậy?”.

Theo Bertolo, vấn đề cố hữu của các email chính là việc: mọi người quá phụ thuộc vào email và sử dụng chúng không có hiệu quả. Email đã và đang trở thành một phần không thể thiếu trong công việc và giao tiếp. Chúng trở nên quen thuộc đến mức người ta không còn nghĩ đến những phương thức giao tiếp thay thế khác. Bà cho biết thêm, giờ đây, tin nhắn và Twitter đang làm giảm tính hữu ích của email hơn bao giờ hết. “Nhắn tin dễ dàng hơn viết email rất nhiều. Bạn không cần phải lo lắng về vấn đề chính tả, lỗi ngữ pháp hay các nghi thức chào hỏi. Vì nhắn tin được thực hiện nhanh chóng hơn nên mọi người cho rằng các tin nhắn không cần phải có vẻ chuyên nghiệp như các email”.

Trong thời đại của nhắn tin và tweeting như hiện nay, một số người có thể cho rằng các nguyên tắc viết email của Bertolo là không cần thiết trong giao tiếp cũng như trong kinh doanh. Nhưng những chuẩn mực của Bertolo lại rất hữu ích với cả người nhận và người gửi email. Bà đơn giản chỉ muốn mọi người giao tiếp hiệu quả hơn, đôi khi không nhất thiết là qua email. Bertolo cũng cho biết những email cá nhân thể hiện kỹ năng giao tiếp của chính người đó và cách thức thể hiện bản thân mình. Biết khi nào và làm thế nào để sử dụng email một cách hiệu quả có thể nâng tầm ảnh hưởng của một cá nhân. Trong khi xin việc thì email gửi đến nhà tuyển dụng chính là ấn tượng đầu tiên mà nhà tuyển dụng có đối với người xin việc.

Trước khi bắt đầu soạn một email, hãy nghĩ kỹ về những gì bạn định viết và liệu email ấy có thật sự hiệu quả cho mục đích viết hay không. Ví dụ như, nếu bạn đang cố gắng giải quyết các vấn đề của một ai đó thì hãy gọi điện trực tiếp cho người đó. Nếu bạn muốn giải thích một quy trình nào đó thì hãy giải thích trực tiếp, điều này sẽ hiệu quả hơn là kể về quy trình đó qua email (bạn có thể sử dụng dịch vụ như WebEx). Nếu muốn chỉ ra một vấn đề cấp bách với đồng nghiệp tại cơ quan thì hãy nói chuyện riêng với họ.

Email sẽ hiệu quả nhất đối với các yêu cầu và thông điệp đơn giản trong 2 dòng. Ví dụ như “Bạn có thể gặp mình lúc 4 giờ không?” hay “Bạn có dữ liệu này chưa?” Nếu email của bạn nằm trong một chuỗi dài có từ 2 email trở nên thì người nhận thường quên mất email gốc của bạn.

Mọi người ưa thích sử dụng email vì sự nhanh chóng và dễ dàng. Nếu email trở nên dài hơn hoặc phức tạp hơn thì bạn sẽ mất nhiều thời gian viết hơn và khó thu hút người nhận hơn. Theo Bertolo, “nếu một email dài hơn 12 dòng và có đến 2 mạch nội dung thì bạn đang làm lãng phí thời gian cũng như đang làm nhạt dần email của mình”.

Mọi người sử dụng các dòng subject như một thanh công cụ trong hòm thư đến để cho biết cần làm gì. Để giúp người nhận phân loại tầm quan trọng của vấn đề và hiểu rõ mục đích của email, dòng Subject cần phải rõ ràng. Theo Bertolo, “Hãy nói cho người nhận biết bạn muốn gì trên dòng subject. Sau đó, thay vì đánh dấu email và phân loại mức độ quan trọng của email thì người sử dụng hãy đặt hạn cuối mà người gửi muốn nhận được thư trả lời trên dòng Subject”

Theo Bertolo, “Một email theo đúng chuẩn mực cần có phần mở đầu, phần thân và phần kết thúc email”. Mục đích của email nên rõ ràng trong phần thân, trong đó nêu rõ những việc gì cần phải làm. Các câu nên chỉ có 15 từ hoặc ít hơn. Phần mở đầu và kết thúc không nên quá tổng cộng 7 dòng, còn phần thân không nên quá 5 dòng.

Bertolo cho rằng nên hỏi người nhận email của mình những câu hỏi như: “Tôi có thể giúp gì được hay không? Tôi đã cung cấp đủ thông tin cho bạn hay chưa?”

Cách bạn giao tiếp qua email cho thấy mức độ chuyên nghiệp của bạn như thế nào. Tránh những từ ngữ mang tính xúc phạm và châm biếm. Ngay cả khi ai đó gửi đến bạn một bức thư khiếm nhã thì bạn vẫn có thể trả lời thư một cách lịch sự. Bà cũng khuyến cáo nên tránh các câu hỏi mang tính phòng thủ như “Tại sao dự án của bạn lại chậm trễ như thế?”. Cách tốt nhất để xác định những vấn đề ấy là liên lạc qua điện thoại hoặc gặp mặt trực tiếp. Cũng nên tránh các từ ngữ “mang tính khiêu khích” như”Tại sao bạn lại…”, “Bạn phải…..”, “Tôi chắc chắn là bạn sẽ đồng ý với việc …”, và “Tôi không hiểu tại sao bạn …”. Những câu hỏi này cho thấy sự thất bại trong giao tiếp mà chắc chắn là email không thể sửa chữa những thất bại này được (hoặc ít nhất là nhanh chóng sửa chữa những thất bại này).

Theo Bertolo, lý do duy nhất để sử dụng Blind copy là để không làm lộ địa chỉ người nhận. Ví dụ như bạn muốn gửi email đến toàn bộ thành viên trong một hệ thống để thông báo về một công việc mới thì hãy để tất cả địa chỉ người nhận ở dạng Blind copy để mọi người không thể nhìn thấy địa chỉ email của những người khác nữa. Không sử dụng Blind copy để lén lút chia sẻ thông tin mật cho những người khác.

Nên tránh sử dụng Reply all. Ví dụ như sếp của bạn gửi yêu cầu họp hoặc đường link đến một bài báo cho mọi người trong nhóm và bạn cần trả lời email ấy thì hãy chỉ trả lời sếp của bạn thôi. Theo Bertolo, việc trả lời tất cả sẽ làm phiền những người khác nữa.

Email thực chất là sự kết nối, liên lạc trong mọi việc, nhất là trong kinh doanh, gửi email có thể hiểu là sự thay thế cho một bức thư trang trọng. Vì thế, email được đánh giá cao cả về nội dung lẫn hình thức và sự nhanh chóng. Bên cạnh nội dung chính cần chuyển tải, bạn cũng cần tùy thuộc vào từng đối tượng để có phong cách viết cho phù hợp.

Nếu người nhận là đối tượng hoàn toàn mới, bạn chưa từng quen biết hay gửi email trước đó thì bạn hãy chọn cách viết trang trọng từ lời chào mở đầu cho đến cách trình bày email. Đối với những người đã quen biết, gửi mail trao đổi nhiều lần thì sự trang trọng đó có thể giảm đi chút ít và bạn có thể diễn đạt một cách gần gũi, giản dị hơn.

Với bạn bè, người thân, hãy viết những gì bạn nghĩ, nói những điều bạn muốn một cách thoải mái, không cần dè chừng ý tứ, miễn là truyền tải được nội dung chính một cách rõ ràng, dễ hiểu.

Vì vậy, khi viết email, bạn nên tùy thuộc vào hoàn cảnh, đối tượng để có cách trình bày diễn đạt linh hoạt, phù hợp.

Dù là lời chào mở đầu bức thư hay lời chào kết thúc, bạn cũng phải xem đối tượng là ai để lựa chọn ngôn từ cho phù hợp. Với những email cần sự trang trọng, tốt nhất là nên mở đầu bằng “Dear” cùng với tên người nhận (có thể xem trong địa chỉ email của họ). Để lịch sự hơn, bạn có thể thêm cả tên đệm của họ, hoặc sử dụng Mr, Ms trước tên riêng.

Trong trường hợp không biết tên của người nhận, bạn có thể mở đầu email bằng lời chúc ngày mới tốt đẹp, nhưng nhớ, khi đã biết tên thì không bao giờ dùng cách nói này.

Với những email không cần phải quá trang trọng, bạn có thể dùng câu chào “xin chào” “chào buổi sáng”… để mở đầu.

Một điều cần chú ý là lời chào và lời kết nên tương ứng, bạn nên dựa vào mức độ trang trọng để có những lời chào phù hợp. Với email trang trọng, có thể dùng “Kind regards”, văn phong gần gũi hơn có thể dùng “Regards” hoặc “Best” thay lời kết.

Nghĩa là, trong bất cứ trường hợp nào, bạn cũng cần phải xác định rõ đối tượng nhận email để có cách xưng hô đúng mực.

Dù là email loại nào, bạn cũng không nên gửi những file đính kèm với quá nhiều hình ảnh, đồ họa. Nếu cần thiết phải gửi file đính kèm, hãy nhớ là chỉ gửi file không quá 100Kb. Nếu như bạn gửi kèm với email những file quá nặng cho người bạn đã quen biết, tốt nhất, nên hỏi trước xem họ có chắc chắn sẽ nhận được những file đó hay không.

Hơn thế, trong mọi trường hợp, nên giữ những thông điệp cần truyền tải thật ngắn gọn, để gửi đi thật nhanh chóng, điều đó đồng nghĩa với việc không nên kèm thêm quá nhiều hình ảnh, văn bản phức tạp. Đặc biệt, trong điều kiện ngày nay, bạn có thể upload những file đó lên internet qua những trang chia sẻ như Google Docs… và gửi link cho họ thay vì đính kèm trong email. Cách làm này đơn giản và thể hiện sự chuyên nghiệp hơn rất nhiều.

(Mr Nguyễn)

Kỹ Năng Viết Email Chuyên Nghiệp

Trong môi trường làm việc, có nhiều hình thức trao đổi thông tin liên lạc giữa các CBCNV với nhau, trong đó không thể thiếu việc soạn thảo email. Làm cách nào để thực hiện 1 email với đầy đủ các nội dung, có hình thức chuyên nghiệp mà không mắc phải những sơ sót thông thường. Kỳ này, Bản tin Văn hóa doanh nghiệp xin gửi đến các anh, chị những lưu ý cơ bản để mỗi chúng ta có thể tham khảo, bổ sung thêm vào kỹ năng viết email của mình:

Hiện tại mỗi chúng ta đều sử dụng email của công ty, tuy nhiên nếu có nhu cầu sử dụng email cá nhân, các anh, chị lưu ý tên email sẽ thể hiện tính chuyên nghiệp của mọi người. Đừng bao giờ đặt những email như: cobemuadong2010@… hay canhbuomphieudu@… Như thời còn đi học không phù hợp với công việc công sở. Hãy chọn cho mình một địa chỉ email nghiêm túc, lịch sự. Anh, chị có thể đặt tên email với cấu trúc là: Ten.hotendem@ Ví dụ: minh.nguyen@ chúng tôi

Không phải tất cả các vấn đề đều có thể được giải quyết bằng email. Anh, chị hãy suy nghĩ thật kỹ hiệu quả của email mình sẽ gửi. Có những vấn đề cần trao đổi trực tiếp và cụ thể với đồng nghiệp hoặc Sếp. Đừng dùng email để giải quyết những vấn đề thực sự cấp bách.

Tùy nội dung email là tiếng Việt hay tiếng Anh nhưng anh, chị lưu ý khi viết tiêu đề cũng như nội dung email cần viết chữ tiếng Việt có dấu, viết hoa/ thường đúng chỗ. Kiểm tra lỗi chính tả tiêu đề và cả nội dung email là điều cần thiết trước khi gửi.

Anh, chị nên gửi những file có định dạng chung dễ mở cho tất cả máy tính. Sử dụng .Pdf , .Doc. hoặc JPEG (đối với file ảnh).

Nếu có nhiều file anh, chị muốn nén lại thì nên dùng .zip không nên dùng .rar.

Hoàn thiện đầy đủ nội dung file mới gửi kèm, không nên đã đính kèm rồi vẫn chỉnh sửa.

Chú ý khi đặt tên file đính kèm: Việc đặt tên file cũng cần đảm bảo rõ ràng, ngắn gọn. Không nên viết tiếng Việt có dấu khi đặt tên file.

Cần lưu ý chữ ký là nơi để lại thông tin, chức danh, số điện thoại, địa chỉ… của anh, chị. Hãy thể hiện đó là những thông tin chính xác và thực sự cần thiết để đối phương có thể liên lạc ngay với anh, chị lúc cần.

Tuyệt đối không sử dụng “này”, “ê”… đó là cách sử dụng thân mật trong nói chuyện nhưng không hề phù hợp trong môi trường công sở.

Anh, chị có thể cân nhắc những lời chào sau cho từng đối tượng phù hợp: Dear, Anh/ Chị… thân mến, Kính gửi…

Vì email sử dụng cho mục đích công việc nên anh, chị hạn chế sử dụng các yếu tố hài hước, thậm chí là tức giận, phẫn nộ trong email của mình. Nó có thể gây nên những hậu quả khó lường.

Những vấn đề cần được xác định rõ nên liên lạc trực tiếp hoặc gọi điện thoại.

Tuyệt đối không sử dụng các từ ngữ “mang tính khiêu khích” như “Tại sao bạn lại…”, “Bạn phải…..”, “Tôi chắc chắn là bạn sẽ đồng ý với việc …”, và “Tôi không hiểu tại sao bạn …”. Những câu hỏi này cho thấy sự thất bại trong giao tiếp mà chắc chắn là email không thể sửa chữa những thất bại này được.

Bên cạnh đó bạn cũng nên sử dụng dấu câu đúng vị trí, đúng theo tiêu chuẩn quy tắc đặt dấu câu khi soạn thảo văn bản cụ thể như sau:

Đầu dòng luôn viết hoa chữ đầu tiên. Chú ý, viết hoa chứ không phải viết in hoa.

Sau dấu chấm câu (.) luôn phải viết hoa. Tên riêng, địa danh phải viết hoa.

Tất cả các dấu câu đều viết sát vào chữ trước, khoảng trống và đến chữ sau.

Dấu ngoặc đơn, ( ); nháy kép ” ” viết sát vào ký tự ngay trước và sau chúng.

Hai chữ nối tiếp nhau chỉ cách nhau một khoảng trống.

Viết đủ ý rồi hãy chấm câu, sử dụng dấu phẩy khi câu có nhiều ý.

Chia đoạn nếu viết dài.

Hãy lưu ý việc dùng dấu cảm thán quá nhiều.

Khi email vô tình gửi nhầm cho anh/ chị, đặc biệt là nếu người gửi đang mong hồi đáp thì mọi người nên trả lời lại. Việc trả lời không cần thiết nhưng đó là một hành xử tốt, đặc biệt là nếu người này làm việc cùng công ty hay cùng lĩnh vực với anh/ chị.

Một nguyên tắc bất di bất dịch là email của anh, chị nên để font chữ mà người khác có thể đọc dễ dàng nhất. Nhìn chung, chúng ta có thể chọn cỡ chữ 13 và chọn font dễ đọc như Arial hay Times New Roman. Còn với màu sắc, màu đen luôn là lựa chọn an toàn nhất.

Mọi tin nhắn hoặc thư điện tử đều để lại dấu vết. Hãy luôn nhớ điều đó.

Hãy luôn giả sử rằng người khác sẽ nhìn thấy những gì anh, chị viết, vì thế đừng viết bất cứ điều gì mà mọi người sẽ không muốn người khác nhìn thấy. Đừng viết bất cứ điều gì không có lợi cho mình hay khiến người khác tổn thương. Vì sau cùng, email rất dễ “forward”, nên tốt nhất là an toàn, hơn là phải nói lời xin lỗi.

Anh, chị sẽ không muốn vô tình gửi thư đi khi chưa hoàn thành. Ngay cả khi mọi người đang trả lời thư, tốt nhất là anh, chị nên xóa địa chỉ người nhận, sau đó chèn vào khi chắc chắn rằng đã hoàn thành tin nhắn. Hãy đặt mình vào vị trí của đối phương nếu phải nhận 1 email chưa hoàn chỉnh nội dung hoặc chưa đính kèm file dữ liệu cần thiết.

Nếu anh, chị thường liên lạc qua e-mail, anh, chị nên dọn dẹp hộp thư của mình thường xuyên để tránh đọc sót hoặc tồn đọng quá nhiều email không cần thiết.

Nếu cần viết một e-mail dài để trả lời nhưng lại chưa có thời gian, hãy gửi một e-mail cho người gửi, thông báo anh, chị đã nhận được e-mail của họ, đồng thời cho biết thời gian anh, chị sẽ trả lời họ một cách chính thức.

Khi không thể check e-mail trong một ngày hay nhiều hơn, anh, chị cần thiết lập chế độ gửi e-mail trả lời tự động để thông báo anh, chị tạm thời không có trong văn phòng hoặc đang nghỉ ốm chẳng hạn…

1. Quy tắc 48h: Trả lời e-mail trong vòng 48h từ khi anh, chị nhận được e-mail của một ai đó.

2. Không gửi “last minute e-mail”: Ví dụ: Anh, chị có một việc cần nhờ đồng nghiệp giải quyết trước 16h. Anh, chị gửi e- mail lúc 14h nhưng việc đấy cần 3 – 4h mới làm xong. Người đồng nghiệp nhận được e-mail trong trường hợp đó sẽ cảm thấy rất khó chịu vì giống như người đó nhận lệnh của anh, chị và là lệnh làm một việc không thể không làm.

3. Không bao giờ gửi spam – thư điện tử không có giá trị và gửi 1 cách vô tội vạ đến nhiều người.

5. Không bao giờ gửi e-mail khi anh, chị đang giận dữ.

. Không sử dụng e-mail công việc/cơ quan cho mục đích cá nhân.

9 Cách Viết Email Gửi Khách Hàng Chuyên Nghiệp Ấn Tượng Và Thu Hút

Xác định nội dung xuyên suốt của chuỗi email

Trước khi bắt tay vào viết một Email hoàn chỉnh, điều đầu tiên bạn cần quan tâm chính là xác định nội dung xuyên suốt của chuỗi Email đó dựa trên những tiêu chí sau:

Who: Đối tượng khách hàng mà chuỗi Email của bạn hướng đến là ai? Insight/point của họ là gì?

Why: Lí do/mục đích gửi thư cho họ là gì? Nhằm mục đích tăng tương tác, educate khách hà ng hay tạo phễu thu hút thúc đẩy hành vi mua hàng từ người nhận?

Where: Khách hàng nhận email của bạn ở đâu, làm thế nào để tiếp cận được họ qua email?

When: Bạn dự định sẽ gửi mail cho khách hàng khi nào? Đâu là thời điểm vàng khiến khách hàng mở email nhiều nhất? 

What: Email của bạn cần truyền tải những nội dung gì để tiếp cận được nhóm khách hàng mục tiêu?

How: Bạn cần biết cách viết email marketing như thế nào để thực hiện được toàn bộ kế hoạch đã nêu ra ở trên?

Với việc tư duy tổng thể và trả lời hoàn chỉnh các câu hỏi kể trên, bạn sẽ xác định được chính xác đối tượng khách hàng, mục tiêu, thời điểm, cách thức trình bày cũng như thông điệp xuyên suốt trong một chiến dịch email marketing của mình là gì. 

Bizfly Email – Giải pháp gửi Email Marketing tự động theo kịch bản có sẵn giúp doanh nghiệp tiếp cận khách hàng tối ưu

Tiêu đề email ngắn gọn, chỉ ra đúng nhu cầu khách hàng

Nhiều người thường không chú trọng vào tiêu đề email vì cho rằng chúng quá ngắn ngủi và không thực sự quan trong. 

Tuy nhiên, trên thực tế, tiêu đề email chính là phần đầu tiên mà khách hàng nhìn thấy trong lá thư của bạn và mang ý nghĩa quyết định đến thành công hay thất bại của cả chiến dịch Email Marketing.

Vậy nên cách viết email marketing hiệu quả cũng phụ thuộc vào cả dòng tiêu đề của nội dung đó. Dưới đây là một số nguyên tắc dành cho bạn:

Tiêu đề nên ngắn gọn

Một tiêu đề Email cho phép người dùng sử dụng khoảng 60 ký tự (6-8 từ). Tuy nhiên, có đến 50% khách hàng thường xuyên check mail qua điện thoại và số ký tự hiển thị tối đa trên mobile chỉ từ 25-30 ký tự mà thôi. 

Chỉ ra đúng nhu cầu của khách hàng

Giữa hàng trăm email nhận được mỗi ngày, khách hàng không rảnh rỗi mở từng email và đọc xem bên trong đó nói gì. Trái lại, hầu hết người dùng sẽ xem tiêu đề để đoán nội dung bên trong. Nếu tiêu đề email không đề cập đến vấn đề mà họ quan tâm, họ sẽ bỏ qua nhanh chóng mà chẳng buồn xem thư.

Nếu không muốn lá thư của mình cũng bị “lơ đẹp” như thế thì đừng quên chỉ ra nhu cầu của khách hàng ngay tại tiêu đề của mình. Và đừng quên, đơn giản, ngắn gọn là tốt nhất!

Ngoài ra, việc lựa chọn những con số ấn tượng, viết hoa từng chữ cái trong tiêu đề, chèn kí tự đặc biệt hoặc sử dụng công cụ A/B Testing … cũng là những bí quyết giúp bạn sở hữu một tiêu đề ấn tượng mang lại hiệu quả tốt nhất cho chiến dịch Email Marketing của mình.

Cá nhân hóa nội dung email

Cách nhanh nhất để bạn khiến một chiến dịch email marketing thất bại chính là soạn một lá thư chung chung và gửi nó cho tất cả mọi người. Còn không, bạn buộc phải phân loại khách hàng và cá nhân hóa tối đa nội dung email của mình nếu không muốn người nhận bỏ qua chúng.

Có 3 cách để bạn cá nhân hóa nội dung email marketing một cách hoàn hảo:

Thứ hai, hãy cá nhân hóa thương hiệu của mình. Đừng ngại dùng tên thương hiệu của mình trong email. Điều này sẽ khiến những người đăng ký nhận email từ bạn dễ dàng nhận ra và không bỏ lỡ những thông điệp quý giá từ bạn.

Thứ ba, không ngừng tương tác và thu hút phản hồi từ người nhận. Email là một cuộc trò chuyện giữa bạn với khách hàng. Thay vì bạn chỉ “nói” và khách hàng chỉ “nghe”, hãy khéo léo khuyến khích họ tương tác và phản hồi lại với bạn. Điều này không chỉ thúc đẩy mối quan hệ giữa khách hàng và doanh nghiệp trở nên thân thiện, gần gũi hơn mà còn là cơ hội để bạn lắng nghe, đánh giá nhu cầu từ chính khách hàng của mình.

Tránh từ ngữ, các yếu tố nguy cơ bị spam

Dù muốn dù không, email của bạn đều phải đối mặt với các bộ lọc Spam và hoàn toàn có thể rơi vào hòm thư rác của khách hàng. Điều duy nhất bạn có thể viết email marketing tốt là nên hạn chế tối đa các từ ngữ, yếu tố dễ bị Google đánh dấu là spam. Cụ thể như:

Không sử dụng các cụm từ  “Nhấn vào đây”, “Mua ngay”, “cơ hội duy nhất trong đời”…

Không dùng quá nhiều dấu chấm than (!!!!) trong email

Không VIẾT HOA TOÀN BỘ EMAIL

Không tô chữ nhiều màu trong thư

Sử dụng code HTML cẩu thả hoặc copy trong  word và xuất ra file HTML

Chỉ dùng 1 hình ảnh lớn trong email và không có hoặc rất ít text

Dùng từ “Kiểm tra” trong tiêu đề

Gửi đến nhiều người nhận email trong cùng 1 công ty

Ngoài ra, Google sẽ thường xuyên bổ sung các tiêu chí mới quy định về spam. Do đó nhiệm vụ của marketer là không ngừng theo dõi và cập nhật nhằm hạn chế nguy cơ Spam Email.​

Lời giới thiệu ngắn gọn, súc tích

Người nhận thư không có quá nhiều thời gian để kiên nhẫn đọc lời chào dài lê thê từ bạn. Vậy nên hãy luôn áp dụng cách viết email marketing thật thật rõ ràng, ngắn gọn đơn giản để khách hàng tiếp nhận chúng một cách dễ dàng và dễ hiểu nhất có thể.

Phần lớn người nhận email ngày nay tỏ ra dị ứng và đề phòng với những lá thư tiếp thị mang đầy lời mời chào mua bán. Vì họ cho rằng bạn không thật lòng quan tâm đến vấn đề của họ mà chỉ cố đeo bám để bán được hàng mà thôi. Khi đó, mối quan hệ giữa khách hàng và doanh nghiệp sẽ xấu đi nhanh chóng.

Không nên chèn quá nhiều hình ảnh

Tuy nhiên, hãy tiết chế sử dụng hình ảnh. Bởi việc có quá nhiều hình ảnh sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến tốc độ load email khiến khách hàng dễ mất thiện cảm và rời đi nhanh chóng.  Tốt nhất, chỉ nên có từ 1-2 ảnh trong 1 email và nên đặt tại phần thân của email để thể hiện rõ nhất chức năng của chúng, đồng thời khiến cho nội dung lá thư trở nên thu hút và hấp dẫn hơn với người đọc.

Sử dụng các nút CTA theo quy chuẩn

Nút kêu gọi hành động Call to Action (CTA)  là một trong những phần quan trọng nhất cho một chiến dịch Email Marketing thành công. Việc sử dụng các nút CTA ấn tượng, hấp dẫn sẽ thôi thúc khách hàng nhấp ngay khi nhìn thấy nó và kích thích tỉ lệ chuyển đổi sang bán hàng cao hơn.

Có khá nhiều cách giúp bạn tạo được một nút CTA thu hút trong email như:

Kích thước chữ trong nút CTA nên lớn hơn so với cỡ chữ trong toàn Email. Tốt nhất là nên lớn hơn từ 1-2 pixel.

Không dùng quá nhiều nút CTA trong cùng 1 email. Nếu cần nhiều CTA, nên tạo khoảng trống cho chúng và luôn đảm bảo mỗi nút đều bao gồm nội dung thu hút.

Nên đặt nút CTA ở những vị trí nổi bật như giữa, bên dưới hoặc bên phải của Email là tốt nhất. Đừng quên chừa ra những khoảng trắng để nút CTA gây ấn tượng tốt nhất trong mắt người dùng.

Khám phá ưu đãi MUA 1 TẶNG 1 khi sử dụng phần mềm Email Marketing của Bizfly NGAY HÔM NAY

XEM THÊM TẠI ĐÂY

Giao diện chuyên nghiệp

Mặc dù bạn đã áp dụng cách viết email marketing hiệu quả, chuyên nghiệp như trên nhưng không phục vụ được trải nghiệm người dùng (hình ảnh xấu, kích thước không phù hợp, bố cục ảnh/text không đẹp mắt, không tương thích với mobile/tablet, load chậm…) cũng sẽ không lấy được thiện cảm của khách hàng. 

Nguyên tắc để viết một Email hoàn hảo chính là: nội dung rõ ràng, đúng trọng tâm, hình ảnh thể hiện nội dung, bố cục text/hình ảnh rõ ràng, khoa học, giao diện tương thích với các thiết bị mobile/tablet/PC/laptop…

Đặc biệt đừng quên vị trí CTA và đường link trong Email. Bởi xét cho đến cùng, nhiệm vụ của Email chính là thúc đẩy khách hàng đến với website thông qua các đường link/CTA. Nếu thiếu những thành phần này, việc triển khai Email Marketing hoàn toàn vô dụng.

Cuối cùng, nếu bạn đang tìm kiếm một giải pháp Email Marketing tổng thể với các tính năng vượt trội như:

Quản trị tập trung data khách hàng trên một công cụ duy nhất

Hỗ trợ phân loại/phân nhóm khách hàng hiệu quả

Cảnh báo và chống Spam hiệu quả

Cá nhân hóa tối đa nội dung email

Giao diện tương thích với mọi phần mềm đọc thư

Bảo mật tối đa

Thống kê & đánh giá hiệu quả chi tiết các chiến dịch Email Marketing

Remarketing 0 đồng

Thì Bizfly Email thực sự là giải pháp hoàn hảo dành cho bạn! Đăng ký trải nghiệm ngay để trở thành chuyên gia Email Marketing thời đại Digital 4.0 hoặc liên hệ hotline 1900 63 64 65 để được tư vấn trực tiếp 24/7!

Cập nhật thông tin chi tiết về Cách Soạn Và Gửi Một Email Chuyên Nghiệp trên website Englishhouse.edu.vn. Hy vọng nội dung bài viết sẽ đáp ứng được nhu cầu của bạn, chúng tôi sẽ thường xuyên cập nhật mới nội dung để bạn nhận được thông tin nhanh chóng và chính xác nhất. Chúc bạn một ngày tốt lành!